Peran aktif teman dalam proses pendaftaran program IGP-A Tokyo Tech

Penulis: Irwan Liapto Simanullang

Abstrak

Manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup seorang diri. Setiap manusia pasti punya teman, tidak peduli banyak atau sedikit jumlah. Tulisan ini adalah tentang mereka, para teman yang berperan aktif dalam membantu penulis dalam poses pendaftaran beasiswa program IGP-A di Tokyo Tech tahun 2011. Kondisi penulis yang pada saat itu bekerja di salah satu perusahaan batubara di pedalaman Kalimantan Timur membuat peran mereka  sangat signifikan dalam kelancaran proses pendaftaran. Tulisan ini didedikasikan sebagai ucapan terimakasih penulis kepada mereka yang telah membantu melancarkan penulis mewujudkan mimpi.

Kata kunci: manusia, teman, bantuan, pendaftaran, Tokyo Tech.


Latar Belakang

Manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa hidup seorang diri. Pertemanan adalah salah satu ciri dari sifat sosial manusia. Demikian juga halnya dengan penulis, meskipun tidak banyak, tapi penulis juga manusia biasa yang mempunyai teman sejak kecil hingga saat ini. Sebagaimana layaknya pertemanan, maka tidak dipungkiri terkadang kita menceritakan impian, permasalahan, bahkan hal-hal gak penting lainnya kepada teman kita. Salah satu hal yang penulis bagikan kepada mereka adalah keinginan penulis untuk melanjutkan sekolah pasca sarjana ke luar negeri. Tujuan dari tulisan ini adalah memperlihatkan bahwa manusia adalah makhluk yang tidak bisa hidup sendiri. Begitu juga penulis yang membuktikan hal itu melalui peran dan bantuan para teman penulis dalam menggapai impian. Selain itu, tulisan ini juga untuk bentuk terimakasih penulis kepada mereka.

Batasan masalah

Tema dalam suatu tulisan adalah hal yang wajib  diberikan untuk menggambarkan isi dari tulisan tersebut. Selain itu perlu diberikan batasan permasalahan akan tetap fokus didalam tema dengan batasan-batasan yang diberikan. Begitu juga pada tulisan ini, penulis memberikan batasan mengenai peran aktif para teman mulai dari awal hingga akhir proses pendaftaran program IGP-A Tokyo Tech. Oleh karena itu, peran aktif para teman penulis untuk topik yang tidak berkaitan dengan proses pendaftaran program IGP-A di Tokyo Tech tidak akan dibicarakan disini. Untuk peran keluarga dan kekasih penulis akan dituangkan pada tulisan yang lainnya sehingga tidak akan disinggung disini.

Proses pendaftaran program IGP-A di Tokyo Tech

Setelah menyelesaikan program sarjana (S1) di Teknik Nuklir UGM (Universitas Gadjah Mada) pada tahun 2010, penulis berkeinginan untuk melanjutkan studi program pasca sarjana (S2) di luar negeri dibandingkan untuk memulai karir di dunia kerja. Akan tetapi, beberapa kegagalan menghampiri penulis di beberapa kesempatan hingga akhir 2010. Di awal 2011, penulis memutuskan untuk mulai mencari kerja sambil terus memantau jadwal pendaftaran beasiswa ke luar negeri. Maret 2011, penulis memperoleh kesempatan bekerja di perusahaan batubara sebagai Logistics Supervisor dan ditempatkan di desa Muara Tae, Kutai Kartanegara, Kalimantan Timur. Meskipun berada di tengah hutan dengan segala keterbatasan tetapi tidak menghalangi semangat penulis untuk mncari cara menemukan semua informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan studi.

Peluang emas ketika bekerja di ‘emas hitam’

Mengoptimalkan peluang disetiap kesempatan yang ada merupakan salah satu cara menuju impian. Pada awal bulan Agustus 2011, penulis menemukan informasi di halaman Facebooknya tentang pendaftaran program IGP-A di Tokyo Tech dari beberapa teman Facebook. Mengetahui hal itu, maka penulis menghubungi pembimbing skripsinya dan sekaligus menanyakan apakah ada alumni yang sedang melanjutkan sekolah disana. Dari informasi itu, maka penulis memperoleh kontak alumni yang sedang berkuliah disana, Muhammad Kunta atau yang lebih akrab disapa dengan Pakde Kunta.

Pakde Kunta adalah alumni Teknik Nuklir UGM yang membantu penulis bagaimana cara dan strategi mendaftar dan berkomunikasi dengan calon pembimbing serta membantu memberikan masukan mengenai profesor yang akan menjadi calon pembimbing yang sesuai dengan tema riset yang penulis ajukan”

Dari informasi tersebut ada beberapa hal yang perlu diketahui bagi para calon mahasiswa yang mau melanjutkan studi di Jepang khususnya Tokyo Tech:

  1. Calon mahasiswa wajib mencari profesor yang mau membimbing anda nantinya.
  2. Setelah mendapatkan profesor pembimbing, selanjutnya adalah melakukan pendaftaran ke Tokyo Tech.
  3. Setelah dinyatakan di terima di Tokyo Tech, tahap terakhir adalah proses pendaftaran beasiswa MEXT.
  4. Setelah dinyatakan berhak menerima beasiswa MEXT, maka tinggal menunggu berkas dari Tokyo Tech untuk melengkapi proses pembuatan VISA untuk berangkat ke Jepang sebagai mahasiswa Tokyo Tech.

Dengan kondisi sebagai karyawan baru yang masih dalam masa training, hal ini menjadi tantangan tersendiri untuk penulis. Menjadi pertanyaan pada saat itu bagaimana tetap bisa optimal di pekerjaan dan memanfaatkan waktu yang ada untuk menyelesaikan proses pendaftaran.

Tahap pertama – Mencari Profesor Pembimbing

Seperti yang disebutkan diatas bahwa langkah awal adalah mencari profesor yang mau menjadi pembimbing. Hal sederhana yang penulis lakukan adalah masuk ke website Tokyo Tech untuk mencari profesor di Nuclear Engineering Department1. Dari sini, dapat dilihat profil singkat dan email masing-masing profesor. Pada akhirnya penulis memutuskan untuk mencoba mendaftarkan ke Obara Laboratory di bawah bimbingan Prof. Toru Obara. Setiap profesor mempunyai cara tersendiri dalam menyeleksi calon mahasiswanya. Oleh karena itu tulisan ini berdasarkan pengalaman yang dialami langsung oleh penulis.

Berikut beberapa tahapan yang dilalui penulis untuk memperoleh profesor pembimbing:

  1. Perkenalan melalui email

Disini penulis memperkenalkan diri kepada calon profesor pembimbing secara singkat mengenai identitas diri, latar belakang pendidikan, dan alasan kenapa mau bergabung di bawah bimbingan beliau.

  1. Diskusi awal melalui email

Setelah beliau membaca latar belakang pendidikan, motivasi dan proposal penelitian penulis, maka beliau meminta untuk melampirkan rangkuman skripsi penulis. Diskusi mengenai skripsi dan beberapa hal mengenai bidang kenukliran khususnya tentang nuclear reactor physics berlangsung melalui email. Setelah berlangsung diskusi selama beberapa kali (kira-kira 2 bulan melalui email) maka beliau memutuskan untuk melalukan ujian dan wawancara langsung kepada penulis.

  1. Tes tulis dan wawancara di Bali

Jenis tes tulis dan wawancara ini sangat bergantung dengan masing-masing pembimbing. Karena pada saat itu akan diadakan International Conference, ICANSE 2011, di Bali dimana profesor yang mau membimbing penulis akan menghadiri acara tersebut, maka beliau memberitahu wawancara dan ujian tulis dari beliau akan diadakan di bulan November di Bali.

Nb: Ujian tulis yang dilaksanakan benar-benar mengenai bidang kenukliran dengan menggunakan contoh kasus dan memerlukan kalkulator untuk menyelesaikan perhitungan. Jangan berpikiran ujian tulis hanya sekedar menulis motivasi dsb.

Peluang emas dan Tantangan menuju Bali

Pada saat itu, penulis berkeyakinan bahwa ini adalah peluang emas untuk melanjutkan studi. Akan tetapi, kondisi penulis yang sedang bekerja dalam masa training menjadi tantangan tersendiri untuk memperoleh ijin cuti.

‘Bekerja di perusahaan tambang mempunyai sistem kerja yang unik. Pada saat itu sebagai karyawan dengan masa training maka mendapatkan sistem kerja 90 hari kerja dan 16 hari cuti’

Faktor X atau sering disebut keberuntungan sering sekali menjadi salah satu faktor yang tidak bisa diduga datangnya. Faktor ini jugalah yang menghampiri penulis pada saat itu. Berikut ini beberapa rekan kerja yang membantu penulis memperoleh ijin untuk wawancara di Bali:

  1. Dwi Adi P., supervisor logistics yang pada saat itu sedang menjadi Pjs Section Head dikarenakan Section Head sedang cuti. Dari awal bertemu di kantor, kita sudah sering bercerita tentang banyak hal tidak hanya tentang pekerjaan. Saya juga bercerita tentang keinginan untuk lanjut sekolah dan beliau memberikan tanggapan positif. Oleh karena itu, ketika kesempatan itu datang, penulis langsung berterus terang mau mengambil cuti untuk wawancara S2 di Bali.
  2. Juliana Pasaribu, supervisor human resource dept. Ibu ini adalah salah satu karyawan yang bekerja mengontrol cuti dan hal-hal admintrasi kepegawaian di lokasi site. Beliau inilah yang membantu mengurus surat cuti penulis. Pada awalnya beliau mempunyai kecurigaan terhadap penulis untuk pindah ke perusahaan sebelah karena pada masa itu lagi terjadi ‘transfer’ besar-besaran ke perusahaan tambang yang baru. Tetapi setelah memastikan beliau dengan menunjukkan email diskusi dengan calon profesor pembimbing, maka beliau yakin kalau penulis mau melanjutkan sekolah. Beliau ini adalah tipikal orang yang tidak menghalangi seseorang yang ingin melanjutkan pendidikan. (Beliau ini pada akhirnya keluar dari perusahaan untuk melanjutkan pendidikan dan menjadi dosen di salah satu universitas).

Bantuan dari mereka inilah yang memudahkan penulis untuk mendapatkan ijin cuti dengan baik tanpa harus berbohong dalam menuliskan alasan cuti.

Tantangan lainnya adalah mencari penginapan dan memaksimalkan waktu selama di Bali. Berikut ini adalah teman-teman yang membantu selama proses menuju dan selama di Bali:

  1. Rio Octovinary P, merupakan teman seangkatan penulis dan juga saudara kelompok tumbuh bersama (KTB) di persekutuan mahasiswa kristiani teknik UGM (PMKT). Dia adalah salah satu yang penulis hubungi untuk memberitahukan bahwa penulis akan pergi wawancara ke Bali. Dari dialah penulis mendapatkan info mengenai kakak angkatan yang sedang bekerja di Bali. Sehingga setidaknya bisa membantu penulis selama di Bali.
  2. Elywn, abang ini adalah salah satu kakak kelas di Fakultas Teknik UGM. Penulis sama sekali belum kenal dengan abang ini. Rio lah yang memberitahukan informasi mengenai abang ini. Setelah berkomunikasi dengan abang ini, penulis ditawarin untuk tinggal di rumahnya selama di Bali.
  3. Anggi dan Regina, mereka adalah teman sekantor bang Elywn. Penulis sama sekali belum kenal dengan Anggi sedangkan Regina adalah teman sekelas penulis di SMA. H-1 sebelum keberangkatan ke Bali, bang Elywn memberitahukan bahwa dia ada dinas ke luar kota sehingga tidak bisa menemani selama di Bali tetapi dia menitipkan kunci rumah dan kendaraan ke Anggi sehingga penulis tetap bisa tinggal di rumah bang Elywn. Pada hari H keberangkatan, penulis meng-update status di Facebook mengenai rencana ke Bali dan kebetulan di ­comment oleh Regina. Singkat cerita, akhirnya penulis akhirnya mempunyai teman yang membantu penulis selama di Bali terutama mencari lokasi wawancara.
  4. Rani, kakak kelas penulis di Fakultas Teknik UGM. Informasi tentang Kak Rani yang sedang bekerja di Bali pada saat itu juga diketahui penulis dari Rio. Ditengah kesibukanya kerja, Kak Rani masih sempat memberikan waktu untuk menemani bercengkrama, bergereja, dan menunjukkan tempat oleh-oleh serta memberikan dukungan doa ke penulis supaya bisa melewati wawancara dengan lancar.

Bantuan dan dukungan mereka inilah yang memperlancar semua proses selama di Bali. Terkadang bantuan sekecil apapun yang kita berikan bisa menjadi sangat berarti untuk orang lain. Waktu yang mereka berikan untuk sekedar bercengkrama ditengah aktifitas dan kesibukan mereka sangat membantu penulis untuk melepas sejenak ketegangan memikirkan wawancara yang akan dihadapi.

Tahap kedua – Pengiriman Dokumen Pendaftaran

Sekitar seminggu setelah proses wawancara di Bali, penulis memperoleh email bahwa Prof. Toru Obara bersedia menjadi pembimbing penulis. Tahap selanjutnya adalah melengkapi berkas dan mengirimkannya ke Tokyo Tech melalui mail bukan email. Berdasarkan diskusi dengan pembimbing, berkas pendaftaran ke kampus dan beasiswa dikirim sekaligus supaya lebih efisien. Profesor yang membimbing penulis sangat membantu pengecekan kelengkapan dokumen. Dilain sisi, penulis punya waktu kurang dari sebulan untuk mengirimkan semua kelengkapan berkas yang dibutuhkan.

 Hambatan dan bantuan dalam proses pengiriman dokumen

Bagi mereka yang sedang tinggal di kota besar maka jangka waktu sebulan adalah waktu yang lebih dari cukup untuk mengumpulkan berkas dan mengirimkannya melalui jasa pengiriman seperti kantor pos, TIKI, JNE, dll. Tetapi bagi penulis, waktu sebulan adalah waktu yang singkat karena keterbatasan akses dan sedang berada di lokasi pertambangan.

Berikut bantuan para teman penulis dalam proses pengiriman dokumen:

  1. Andi Sumbayak, teman persekutuan di kampus yang hampir selalu membantu penulis selama tinggal di Jogja bahkan hingga saat ini. Proses legalisir transkrip dan ijazah dalam Bahasa Inggris yang harus dilakukan di kampus adalah bantuan yang diberikannya karena kesulitan penulis untuk melakukannya sendiri.
  2. Sandro Hutasoit, teman satu jurusan penulis dan juga teman nongkrong di Jogja selama kuliah yang membantu penulis untuk mengambil surat rekomendasi dari dosen pembimbing penulis.
  3. Ratna Wulandari, teman bimbingan bahasa Inggris di Jogja. Pada saat itu, dia sedang bekerja di salah satu bank swasta dan ditempatkan di Balikpapan. Karena kesulitan untuk mengirimkan berkas dari Jogja ke tempat penulis bekerja maka alamat kantor Ratna yang akhirnya digunakan penulis untuk menampung berkas yang dari Jogja (legalisir transkrip, ijasah, dan surat rekomendasi).

‘Di pertambangan tidak mengenal libur akhir pekan tetapi 14 hari kerja dan 1 hari libur. Sehingga semasa 90 hari kerja di site, penulis memperoleh jatah libur kira-kira 6 kali’

Dengan kondisi ini, penulis berusaha menyesuaikan jadwal pengiriman dokumen dari Jogja sehingga bisa sampai di Balikpapan sebelum hari libur penulis. Dengan demikian penulis punya waktu yang cukup untuk datang ke Balikpapan kemudian mengirim dokumen dan kembali ke lokasi pekerjaan. Sebagai informasi, jarak tempuh dari site Muara Tae ke Balikpapan sekitar 8 jam untuk sekali perjalanan. Pengiriman dokumen berjalan dengan lancar berkat bantuan dari teman penulis. Sekali lagi, sekecil apapun bantuan itu sangatlah berguna bagi mereka yang membutuhkannya.

Tahap ketiga – Pengumuman

Setelah melalui proses yang begitu panjang, akhirnya kabar baik itu muncul juga. Dimana di awal Februari 2012 penulis diterima sebagai mahasiswa di Tokyo Tech untuk program IGP A (International Graduate Program A)2. Kemudian di bulan Juni 2012 penulis memperoleh informasi bahwa penulis berhasil menerima beasiswa MEXT untuk melanjutkan sekolah di Tokyo Tech untuk program IGP A. Dengan demikian penulis akan memulai sebagai mahasiswa di Tokyo Tech pada tahun ajaran Oktober 2012.

Kesimpulan

Manusia adalah makhluk yang sangat bergantung dengan sesamanya dalam berbagai hal. Disini penulis menunjukkan bahwa penulis juga sangat terbantu dalam proses pendaftaran program IGP-A di Tokyo Tech melalui peran aktif para teman-teman penulis. Tanpa bantuan mereka, akan terasa sulit jalan yang harus dilalui untuk menyelesaikan semua proses pendaftaran tersebut. Dapat dilihat bahwa sekecil apapun bantuan dan peran kita terkadang memberikan dampak yang luar biasa terhadap orang yang menerima bantuan tersebut.

Terima kasih yang sebesarnya untuk teman-teman yang sudah meluangkan waktunya untuk dalam membantu penulis menggapai mimpinya.

INFO PENTING

Pendaftaran program IGP A di Tokyo Institute of Technology untuk Tahun Ajaran OKTOBER 2019 akan dibuka di SEPTEMBER 20182

 

Referensi

[1]https://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/faculty/ne.html

[2]https://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/international/graduate_program_a/

 

 

 

Categories: Beasiswa

1 reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s